Privacyverklaring
Wat we van je vastleggen, waarom we dat mogen, wie het te zien krijgt en hoe lang we het bewaren. Er staan gegevens van minderjarigen in dit systeem; dat legt de lat hoger dan wettelijk minimaal nodig is.
Versie 2 — 9 september 2026
Wie je gegevens verwerkt
NK Little League, Kelvinbaan 48 in Nieuwegein, is verwerkingsverantwoordelijke voor alles wat hieronder staat. Vragen over je gegevens, of een verzoek? Mail info@nklittleleague.nl.
We hebben geen functionaris gegevensbescherming aangesteld; het toernooibureau behandelt je verzoek zelf en schakelt waar nodig de regiocoördinator in.
Wat we verwerken, waarvoor en op welke grondslag
Per groep staat hieronder wat er in het systeem komt, waarvoor we het nodig hebben en op welke grondslag uit de AVG we het mogen verwerken.
| Wat we verwerken | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|
| Spelers | ||
| Naam, geboortedatum, geslacht, thuisadres en land | De inschrijving beoordelen, de league age berekenen en de speler aan de juiste regio en divisie koppelen | Uitvoering van de deelnameovereenkomst |
| Naam en adres van de school | Bepalen binnen welke league een speler valt wanneer het thuisadres daar niet over beslist | Uitvoering van de deelnameovereenkomst |
| Coördinaten van het huis- en schooladres | Automatisch bepalen binnen welke leaguegrens een adres ligt | Uitvoering van de deelnameovereenkomst |
| Naam, telefoonnummer en e-mailadres van een ouder of verzorger | Contact over de inschrijving, de selectie en het toernooi | Uitvoering van de deelnameovereenkomst |
| Club en sportvoorkeur | Indeling in honkbal of softbal en afstemming met de club | Uitvoering van de deelnameovereenkomst |
| Naam van de ondertekenende ouder, de relatie tot het kind en het moment van ondertekenen | Aantoonbaar maken dat een ouder of verzorger de inschrijving heeft gedaan | Wettelijke verplichting (verantwoordingsplicht) |
| Selectiestatus, reserve- of afmeldstatus en de reden daarvan | Het regioteam samenstellen en de selectie indienen | Uitvoering van de deelnameovereenkomst |
| Notities over dieet, allergie of medische bijzonderheden | Catering en veiligheid tijdens het toernooi | Uitdrukkelijke toestemming van de ouder; bij acuut gevaar het vitaal belang van het kind |
| Beeldmateriaal waarop een speler herkenbaar is | Verslag van het toernooi op de site en op sociale media | Toestemming |
| Coaches, teamofficials, vrijwilligers en umpires | ||
| Naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mailadres en functie | Accreditatie, indeling en contact tijdens het toernooi | Uitvoering van de overeenkomst over je inzet |
| Voorkeurslocatie, beschikbare dagdelen, gewenste taken en ervaring | De inzet plannen en toewijzen aan een locatie | Uitvoering van de overeenkomst over je inzet |
| Wat je invult op het aanmeldformulier voor vrijwilligers | De aanmelding gaat per mail naar het toernooibureau, dat er in het beheer een deelname van maakt. Het formulier zelf bewaart niets | Maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst, op jouw verzoek |
| VOG en Diamond Leader — het document, het screeningsprofiel, de geldigheidsdatum en wie wanneer heeft gecontroleerd | Alleen gescreende volwassenen bij minderjarige sporters laten werken | Gerechtvaardigd belang bij een veilig sportklimaat |
| Reisafstand, IBAN en rekeninghouder (versleuteld opgeslagen) en shirtmaat | Kilometervergoeding uitbetalen en kleding bestellen | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke bewaarplicht voor de administratie |
| Accounts en beheer | ||
| Naam, e-mailadres, telefoonnummer, versleuteld wachtwoord, tweefactorgegevens en een profielfoto | Inloggen, het account beveiligen en zichtbaar maken wie iets heeft gedaan | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij beveiliging |
| Wijzigingshistorie — wie welk gegeven wanneer heeft aangepast | Herleidbaar houden wie iets heeft veranderd en misbruik opsporen | Gerechtvaardigd belang bij een controleerbaar systeem |
| Maillog — ontvanger, onderwerp, sjabloon en verzendmoment | Aantonen dat een bericht is verstuurd. We leggen geen inhoud vast en meten niet of je een mail opent | Gerechtvaardigd belang bij aantoonbare communicatie |
| Nieuwsbrief | ||
| Naam, e-mailadres, taal, waar je je aanmeldde en het moment van aanmelden en bevestigen | De nieuwsbrief versturen. Je aanmelding telt pas nadat je de link in de bevestigingsmail hebt gevolgd; afmelden kan met elke mail die we sturen | Toestemming |
| Je IP-adres bij de aanmelding | Kunnen aantonen vanaf welke verbinding een aanmelding is gedaan en misbruik tegengaan | Wettelijke verantwoordingsplicht en gerechtvaardigd belang bij beveiliging |
| Of je mailserver een nieuwsbrief aannam of hem onbestelbaar terugstuurde, en met welke reden | De bezorging bewaken en adressen die niet meer bestaan van de lijst halen | Gerechtvaardigd belang bij bezorgbare post |
| Op welke link in een nieuwsbrief is geklikt en wanneer | Zien welke onderwerpen worden gelezen. We meten niet of je een mail opent, en bij een klik leggen we geen IP-adres of browsergegevens vast | Gerechtvaardigd belang bij bruikbare berichten |
| Meldingen veilig sporten | ||
| Het onderwerp, je melding zelf en — tenzij je anoniem meldt — je naam, e-mailadres en telefoonnummer | De melding gaat rechtstreeks per mail naar de vertrouwenscontactpersoon en komt niet in het systeem te staan. Anoniem melden kan altijd | Gerechtvaardigd belang bij een veilig sportklimaat; wat je zelf invult, deel je op eigen initiatief |
| Bezoekers van deze site | ||
| Je IP-adres bij het versturen van het inschrijfformulier | Misbruik van het formulier tegengaan | Gerechtvaardigd belang bij beveiliging |
| Je IP-adres bij het vastleggen van een toestemming | Kunnen aantonen wanneer een toestemming is gegeven of ingetrokken | Wettelijke verantwoordingsplicht |
| Bezoekstatistieken via Google Analytics, met een pseudoniem kenmerk in een cookie | Zien welke pagina's worden gelezen. Zonder toestemming laadt er geen script en meten we niets | Toestemming |
| De reviewwidget van Trustindex | Recensies tonen. Laadt alleen na toestemming of als je ze zelf opent | Toestemming |
| Een anoniem bewijs van je cookiekeuze — een willekeurig kenmerk, de gekozen categorieën, de versie en het moment | Kunnen aantonen dat we alleen met toestemming meten | Wettelijke verantwoordingsplicht |
Gezondheidsgegevens
Een dieetwens, een allergie of een medische bijzonderheid is een bijzonder persoonsgegeven. Daar gaan we anders mee om dan met een adres.
We vragen ze alleen als het toernooi ze nodig heeft, we vragen er uitdrukkelijk toestemming voor, en het systeem toont ze alleen aan wie er iets mee moet: dieetwensen en allergieën aan de catering en de regiocoördinator, medische notities alleen aan de regiocoördinator. Een coach ziet ze niet. Ze staan niet in exports en niet op deelnemerslijsten.
Wil je een medische notitie laten weghalen, dan doen we dat direct. Als een kind daardoor in gevaar zou komen, bellen we eerst met de ouder of verzorger.
Kinderen
Een inschrijving wordt altijd door een ouder of verzorger gedaan. We leggen vast wie ondertekende, wat de relatie tot het kind is en wanneer dat gebeurde.
Toestemmingen die we apart vragen — beeldmateriaal, nieuwsbrief, medische notities — geeft die ouder of verzorger namens het kind, en die kan ze net zo makkelijk weer intrekken. Vanaf zestien jaar beslist een jongere daar zelf over. Ook de rechten hieronder oefent een ouder of verzorger uit zolang het kind jonger is dan zestien.
Waar de gegevens vandaan komen
Het meeste komt rechtstreeks van jou: uit het inschrijfformulier, uit je aanmelding als vrijwilliger of uit je eigen account.
Niet alles. Een coach of regiocoördinator vult ook zelf spelers en teamofficials in, of laadt een bestaande teamlijst als CSV- of XLSX-bestand in het systeem. Sta jij in zo'n lijst zonder dat je zelf iets hebt ingevuld, dan gelden je rechten hieronder onverkort — vraag gerust op wat er van je is vastgelegd en door wie.
Wie je gegevens verder te zien krijgt
Binnen de organisatie geldt: je ziet alleen wat je rol nodig heeft. Een coach ziet het eigen team, een regiocoördinator de eigen regio, en alleen het toernooibureau ziet alles. Daarbuiten schakelen we deze partijen in.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Onze hosting- en e-mailleverancier | De applicatie draaien, berichten versturen en terugmelden of een bericht onbestelbaar was | Europese Unie |
| Google (Analytics) | Bezoekstatistieken, alleen na toestemming voor statistieken | EU en Verenigde Staten |
| Google (Maps) | Adressen aanvullen op het inschrijfformulier — wat je in het adresveld typt gaat naar Google | EU en Verenigde Staten |
| Trustindex | De reviewwidget, alleen na toestemming | Europese Unie |
| Moosend | De aparte mailinglijst waarop een nieuwsbrieftoestemming uit het deelnemersbeheer landt. De nieuwsbrief van deze site versturen we zelf | EU en Verenigde Staten |
Met elke partij die voor ons gegevens verwerkt sluiten we een verwerkersovereenkomst. Wil je precies weten om welke leveranciers het gaat, vraag het dan op. Verder delen we niets, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn. We verkopen geen gegevens en zetten ze niet in voor advertenties.
Hoe lang we het bewaren
De termijnen hieronder staan als instelling in het systeem en worden elke week automatisch uitgevoerd — er komt geen mens aan te pas die het kan vergeten. Wat wij nog niet automatisch opschonen, staat er eerlijk bij.
| Wat | Bewaartermijn | Wat er daarna gebeurt |
|---|---|---|
| Screeningsdocumenten (VOG, Diamond Leader) | 180 dagen | Het goedgekeurde document wordt verwijderd; profiel, datum, controleur en status blijven, zodat aantoonbaar blijft dat er is gecontroleerd. |
| Inschrijvingen uit een afgesloten seizoen | 3 jaar | De inschrijving gaat uit het systeem en is voor niemand meer in te zien of te exporteren. Een lopend seizoen wordt nooit opgeschoond. |
| Verzonden e-mail (maillog) | 2 jaar | Wordt verwijderd. We houden geen inhoud en geen open- of klikgegevens bij. |
| Wijzigingshistorie (auditlog) | 2 jaar | Wordt verwijderd. |
| Kliks in een nieuwsbriefcampagne | 1 jaar | Wordt verwijderd. Het aantal kliks per campagne blijft staan; wie klikte niet. |
| Nieuwsbriefaanmelding zonder bevestiging | 30 dagen | Wordt verwijderd. Zonder bevestiging per mail sturen we je niets. |
| Bewijs van cookiekeuzes (anoniem) | 2 jaar | Wordt verwijderd. |
| Gegevens van spelers, coaches, vrijwilligers en umpires in een lopend seizoen | Zolang je meedoet | Hiervoor loopt nog geen automatische opschoning per seizoen. Vraag je verwijdering aan, dan voeren we dat door zodra het toernooi is afgerond. |
| Nieuwsbriefinschrijving en de verzendhistorie per campagne | Zolang je bent ingeschreven | Meld je je af, dan stoppen we direct met sturen. We bewaren dat je bent afgemeld, zodat je er niet per ongeluk weer op komt. |
| Accountgegevens (naam, contactgegevens, tweefactorgegevens, profielfoto) | Zolang je account bestaat | Zeg je je account op, dan verwijderen we het account met alles wat eraan hangt. |
| Betaalgegevens van de umpirevergoeding | 7 jaar | Fiscale bewaarplicht voor de administratie; daarna verwijderen we ze. |
Je rechten
Deze rechten heb je altijd. Je oefent ze uit met één mail aan info@nklittleleague.nl; we reageren binnen vier weken en kunnen die termijn bij een ingewikkeld verzoek met twee maanden verlengen. We mogen je vragen aan te tonen dat je bent wie je zegt, zodat we gegevens van een kind niet aan de verkeerde meegeven.
- Inzage — opvragen welke gegevens we van je hebben en wat we ermee doen.
- Rectificatie — een fout laten corrigeren of iets laten aanvullen.
- Verwijdering — je gegevens laten wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren.
- Beperking — de verwerking laten stilleggen zolang een geschil of correctie loopt.
- Bezwaar — bezwaar maken tegen alles wat we op een gerechtvaardigd belang baseren, ook tegen vermelding van je naam op deze site.
- Overdraagbaarheid — de gegevens die je zelf hebt aangeleverd in een gangbaar bestandsformaat meekrijgen.
- Toestemming intrekken — even makkelijk als je hem gaf. Wat vóór het intrekken is gebeurd blijft rechtmatig; daarna stopt het.
- Klacht — een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Doorgifte buiten de EU
Google en Moosend kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Voor die doorgifte leunen we op het EU-VS Data Privacy Framework of, waar dat niet geldt, op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Verder blijven gegevens binnen de Europese Unie.
Hoe we het beveiligen
Beveiliging is hier geen sluitpost. Elk beheeraccount heeft verplicht tweefactorauthenticatie. Rechten zijn per rol ingeperkt, zodat niemand meer ziet dan zijn taak vraagt. VOG- en Diamond Leader-documenten staan op een afgeschermde opslag die niet vanaf het internet te benaderen is. Bankgegevens van umpires slaan we versleuteld op. Elke wijziging aan een persoonsgegeven komt in de wijzigingshistorie te staan.
Vermoed je een lek of zie je iets wat niet klopt? Mail info@nklittleleague.nl en we pakken het direct op.
Automatische verwerkingen
Het systeem berekent zelf de league age uit de geboortedatum en bepaalt aan de hand van postcode en coördinaten binnen welke leaguegrens een adres valt. Beide zijn hulpmiddelen: een regiocoördinator of het toernooibureau beoordeelt elke inschrijving alsnog met de hand en kan de uitkomst overrulen. We nemen geen besluiten die uitsluitend geautomatiseerd tot stand komen en je in aanmerkelijke mate treffen, en we doen niet aan profilering.
Wijzigingen in deze verklaring
Verandert er iets aan wat we vastleggen, met wie we het delen of hoe lang we het bewaren, dan passen we deze verklaring aan en verhogen we het versienummer bovenaan. Raakt de wijziging iets waarvoor je toestemming hebt gegeven, dan vragen we die opnieuw.